05 Mapeamento TO BE (com ROI)

Definição: É o trabalho de discussão, definição e documentação da situação futura do processo, comumente chamado de TO BE, o qual é representado em fluxo ou diagrama – também chamado de redesenho.

Quem: Os participantes desse trabalho são principalmente as pessoas que executam o processo no dia-a-dia, as chefias e, quando possível, pessoas que tenham experiências externas e bem-sucedidas com o mesmo processo, de forma a enriquecê-lo.

Profundidade: o nível de profundidade ou a granularidade da documentação do processo depende dos propósitos do projeto. Deve se tomar cuidado para se levantar toda a informação necessária em uma única vez – em uma única reunião.

É indispensável descrever, para cada atividade – ou cada passo – do processo, um nível de detalhamento que melhore o seu entendimento e torne possível a um eventual aprendiz, entender com o detalhe necessário, como se faz essa atividade. Observe a sequência lógica do processo – Veja se um output é input da próxima atividade. A estrutura sugerida desse texto de detalhamento é:

– Input:
– Função de sistema que suporta a atividade:
– Cargo ou Papel responsável pela execução:
– Descrição detalhada de como se faz a atividade – regra de como se executa: (norma, regra de negócio, política, protocolo, instrução)
– Output:

Nota Importante: Com esse nível de detalhamento, torna-se possível a emissão do Manual de Procedimentos, que corresponde ao conjunto de instruções de como se executa o processo. Verifique como realizar isso na sua ferramenta de modelagem.

Estrutura da documentação: É fundamental que o processo documentado – fluxo – tenha o correspondente elemento na estrutura macro de processos da organização, representada pela Cadeia de Valor.

Cuidados e preparativos para a documentação TO BE:

  • Nos casos de documentação baseada em funcionalidade de sistema ERP, certifique-se de que especialistas em cada módulo tenham participação na definição TO BE do processo.
  • Conferir estratégia e indicadores relacionados aos objetivos dos processos, verificando o alinhamento do processo à Estratégia Corporativa
  • Assegurar-se com relação à comunicação (dentro do escopo de Change Management)
    • Conscientizar alta gestão sobre o projeto, requisitos, comprometimentos etc.
    • Conscientizar operacionais sobre o projeto, requisitos, comprometimentos etc. (Seminários / Workshops de Gestão de Processos).

Técnicas: O mapeamento pode ser feito de algumas formas, dependendo do cenário e contexto da organização. As mais usuais são:

  • Entrevista: que embora seja a mais usual é desaconselhável, por considerar a visão de uma única pessoa.
  • Reunião JAD: na qual representantes dos envolvidos com o processo se reúnem em um mesmo local, para sua documentação. Esta é, de longe, a mais adequada, pela rapidez e qualidade do produto gerado. É importante observar que, nesta técnica, o processo vai sendo documentado em tempo real, na ferramenta de modelagem definida, à medida que a realidade do processo vai sendo definida pelos participantes da reunião. A validação ocorre em tempo real, entre os presentes na mesma reunião e, normalmente carece de validação posterior, com alta gestão. Para essa técnica é preciso dispor de sala e datashow.
    Não há sentido em se anotar o que está sendo discutido e em seguida transpor para a ferramenta de modelagem, e então, validar.

Algumas lembranças relativas à documentação de Processos TO BE:

  • Trabalhe blocos pequenos de processos – segundo o critério de priorização. Grandes projetos se desgastam com o tempo e demoram a dar resultados, gerando descrédito.
  • Cuidado para não mapear processos da área – oriente-se pela Cadeia de Valor.
  • Chamar para as reuniões de mapeamento as pessoas que mais conhecem os processos é chave de sucesso.
  • Crie uma visão de futuro cheia de entusiasmo – Algo que todos tenham interesse em atingir. Pense além de melhorias…. pense em TRANSFORMAÇÃO.
  • Não pense nas restrições, pense em como o processo deveria idealmente funcionar
  • Considere todos os ”gostaria que”   (sonho de consumo das pessoas de negócio, em relação ao processo)
  • Não deixe de definir Indicadores de Desempenho para o processo (KPI) – alinhe com a estratégia
  • Não deixe de definir Gestor para o processo que está sendo redesenhado.
  • Valide com a alta gestão as melhorias identificadas e propostas na reunião TO BE. Para isso, crie algo assemelhado ao quadro abaixo:

Leve em conta se os motivadores definidos pelos gestores estão sendo alcançados – calcule o ROI(retorno do investimento), para cada processo tratado. A fonte fundamental para isso são as medidas de melhorias definidas e aprovadas (validadas) pela alta gestão. Neste caso é salutar que se tenha o problema que está sendo resolvido e o seu valor ou o valor do seu malefício, bem como o custo para desenvolver e implementar a solução.

  • Crie um plano de implementação das mudanças aprovadas, de acordo com as datas possíveis para cada melhoria aprovada (validada). Implantar é a parte mais difícil.

Visão da reunião de definição do TO BE

 

Plano de implantação - Sugestão

Plano de implantação – Sugestão


Cuidados para a implementação das melhorias:
Sugestão para plano de implementação das melhorias aprovadas

  • Acompanhe cada data e compromisso e ao implementá-lo, certifique-se de que o processo executado está em conformidade com a documentação e obtenha do responsável pela execução – assinatura em algum documento, confirmando isso.
  • Procure não delegar ou transferir responsabilidade pelo acompanhamento e certificação da implementação da melhoria.
  • Caso alguma melhoria não possa ser implementada na data acordada, coloque a justificativa, sem perder a história.

Aplicação para documentação da situação TO BE do processo:

  • Treinamento interno da nova operação.
  • Padronização, nos casos de diferentes práticas para o mesmo processo na mesma organização – visão de unificação.
  • Base de para a geração do Blueprint de implementação, nos casos de redesenho baseado na funcionalidade de sistema ERP.
  • Imagem da operação, definida pelo redesenho do processo – Transformação ocorrida.
  • Estudos do processo, relativos a Custeio, Competências, Riscos e Controles, etc.
  • Fonte para automação do processo
  • Fonte para especificação de solução informatizada.


Não se esqueça de
 publicar os ganhos obtidos com as melhorias implementadas

Cordialmente,

Pedro Osorio Souza Mello   ./

Fique à vontade para me contatar:    pepontomello@gmail.com                                                           Abril – 2015

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Sobre Pedro Osorio Souza Mello
Olá! Sou Pedro Osorio Souza Mello, responsável técnico por um grande volume de projetos - que envolvem Processos de Negócio - pela empresa Memora – Processos Inovadores. Já passei por vários papéis no ciclo de vida de BPM, nos meus mais de 15 anos dedicados a esse segmento de trabalho. Sou o responsável pela execução e entrega dos projetos e sempre que possível, participo também da execução, o que me traz bastante alegria e conforto. Tenho uma ligação muito especial com o tema “treinamento”, o que me levou a ser também Professor – em disciplinas ligadas à Gestão de Processos”, na FIAP – Faculdade de Informática e Administração de São Paulo, nos cursos de: •Gestão de Processos de Negocio •Arquiteturas Corporativas de TI •Arquitetura de Soluções •Engenharia de Software Orientada a Serviços (SOA) •MBA em Sistemas de Gestão Empresarial – ERP – SAP (O fato de BPM estar entre as disciplinas destes cursos é uma prova eloquente do valor do tema nos dias atuais e a relevância que tem entre os assuntos de TI). Prometi a mim mesmo escrever um livro sobre Gestão de Processos de Negócio, todavia com os novos tempos, entendi melhor fazê-lo de uma forma publicável através da rede. Gosto de compartilhar aquilo que já aprendi e receber dicas e conhecimentos de outros colegas que também convivem neste universo. A ideia desse blog é exatamente para isso. Tenho uma convicção forte sobre o potencial de Gestão de Processos - BPM, como mecanismo de melhoria contínua das organizações e sempre que me for possível, quero estar ligado, fazendo, experimentando, pensando e escrevendo sobre o tema e também sobre os vários recursos ligados a ele. Apesar de me utilizar de pesquisas, publico apenas aquilo que faz parte da minha acreditação e convicção. As opiniões expressas são estritamente minhas. Sou grato pela sua visita e espero que outros futuros acessos também ocorram. Cordialmente, Pedro Osorio Souza Mello Abril 2015

5 Responses to 05 Mapeamento TO BE (com ROI)

  1. Pingback: O que é mapeamento de processos TO BE? | Acordo Coletivo (Petroleiros, Bancários, Prof de Saúde)

  2. Pingback: O que é mapeamento de processos TO BE?

  3. É, realmente, muito gratificante ver que profissionais conscientes se doam integralmente na busca de melhores resultados em seu trabalho e que outros interagem, demonstrando o mesmo interesse: BPM, quem diria, fosse,um dia ser tão valorizado. Em tempos passados, (os tenho em minha memória) na
    busca por melhores e mais objetivos resultados em uma organização, valíamos apenas de nosso bom
    senso e espirito criativo para alcançarmos a metas pré-estabelecidas. Parabéns, Gestores de hoje !

    José Antônio Coelho – (Especialista em Capacitação de Profissionais de Vendas e Palestrante de
    Motivação )- Muito atento a mercado como um todo.

  4. Solange Evangelista says:

    Muito esclarecedor seu post! Também sou professora e entusiasta do BPM como metodologia extremamente útil aos administradores.
    Pedro, neste momento estou em busca de um estudo de caso sobre modelagem, você teria algum que pudesse ceder para uso acadêmico?? Com os devidos créditos, óbvio. Desde já grata.

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