08 Gestão da Mudança em Gestão de Processos

Gestão de Processos, pela sua própria natureza implica constantemente em mudanças.      ==> Para que essas mudanças sejam bem aceitas, implementadas e enraizadas, é preciso que se tenha o comprometimento das pessoas envolvidas com a sua execução. ==> Para que as pessoas se comprometam, elas precisam estar cientes de quais mudanças estão ocorrendo, por qual motivo, e o tamanho do seu envolvimento nisto. ==>  Para que exista essa (cons)ciência é necessário um consistente conjunto de ações de comunicação, partindo de quem está promovendo as mudanças, para as pessoas atingidas, visando o convencimento e a não ocorrência de surpresas. Esta comunicação deve atingir todos os níveis hierárquicos da organização. A esse conjunto de providências chamamos de Gestão das Mudanças.

Gestão da Mudança
Conjunto de atividades a serem desenvolvidas com o intuito de minimizar os impactos decorrentes de uma grande transformação, através do planejamento e execução de atividades que promovam a mudança, com o desenvolvimento de ações de comunicação e conscientização, envolvendo, ainda, os treinamentos necessários para melhor adaptação dos envolvidos aos novos processos. É uma forma de dar satisfação ás pessoas, envolvê-las, preparando-as para as mudanças que decorrem da melhoria dos processos.

Finalidade:

  • Promover a comunicação oficialsobre a iniciativa de Gestão de Processos – o que é Gestão de processos
  • Clarear a razão da existência da iniciativa – porquê da Gestão de Processosna sua organização (se até hoje não foi preciso!!!)
  • Publicar quemestá patrocinando a iniciativa – (se a autoridade máxima puder transmitir essa informação, melhor)
  • Mitigar descontentamentos e medos, decorrentes de entendimento errôneo sobre a iniciativa
  • Evitar conversas não oficiais, fofocas e outras informações negativas que possam comprometer o trabalho
  • Publicar como as pessoas se envolvem na iniciativa
  • Apresentar suficientes razões para envolvimento e engajamentodas pessoas com a iniciativa
  • Mitigar a chance de reações contrárias à iniciativa

Quem deve ser envolvido:
Neste trabalho de comunicação, devem estar envolvidas todas as pessoas que direta ou indiretamente afetam ou serão afetadas pela iniciativa de Gestão de Processos, em todos os níveis hierárquicos. Quanto mais pessoas estiverem conscientes da iniciativa, melhor!!!!

Recursos mais usuais:

Dependendo do estágio do trabalho, diferentes recursos podem ser utilizados, dentre eles:

  • Internet – comunicados, portais, status, notícias sobre a iniciativa, expectativas (cuidado: Internet não resolve todas as necessidades de comunicação)
  • Folhetos
  • Eventos:
    .Auditório – comunicados.   (o recurso mais indicado)
    .Treinamento – gerentes, usuários de pesquisa, tema processos (o segundo mais indicado)
    .Filmes – alusivos às mudanças, evolução, alto astral
    .Apresentações – status, agradecimentos, passo futuro
  • Carta – agradecimentos, convites
  • E-mail
  • Premiação

Erros / cuidados a serem observados:

  • Para se iniciar um programa de transformação, como BPM, é necessária uma cooperação massiva;
  • Sem motivação, os indivíduos não ajudarão e os esforços poderão ser inúteis;
  • Deve-se evitar subestimar quão difícil é tirar uma pessoa da sua zona de conforto;
  • Deve-se ter cuidado em achar que o senso de urgência já é o suficiente;
  • Deve-se apresentar a todos, os fatos desagradáveis, que podem ocorrer caso não sejam implantadas as Mudanças. A organização deve estar honestamente convencida de que as mudanças são realmente necessárias – BPM é necessário;
  • É sempre razoável admitir que existam forças opositoras às Mudanças;
  • Uma Visão do Futuro deve mostrar a direção a ser tomada pela organização, com a iniciativa BPM; (sem isso, talvez não se chegue a lugar algum)
  • Sem uma Visão sensata do que se quer, os esforços para a Mudança são facilmente dissolvidos em uma lista de ações confusas e incompatíveis;
  • Funcionários não estarão dispostos a sacrifícios, mesmo que descontentes com a atual situação, se não acreditarem que valorosos resultados serão possíveis.

Aplicação:

É preciso termos consciência de que este trabalho de cuidado com as mudanças se inicia antes do início efetivo da iniciativa ou de cada projeto, permeia toda a sua execução e vai além das implementações propriamente ditas, pois é preciso um trabalho de vigilância para que não se retorne ao ponto de origem (como era antes das mudanças).

Elementos:

Devem ser considerados em uma iniciativa de Gestão de Processos e, portanto alvo do Change Management, os seguintes elementos:

  • Estratégia Corporativa
  • Governança Corporativa e de Processos – Gestão
  • Metodologias
  • Tecnologia da Informação
  • Pessoas
  • Culturas existentes na organização.

Recomendação:
Não subestime o poder da não comunicação. A falta ou a insuficiência de comunicação, dá abertura para conversas e notícias não oficiais, e pode, facilmente, em qualquer fase do trabalho, comprometer e até inviabilizar o seu desenvolvimento.

Cordialmente,

Pedro Osorio Souza Mello   ./

Fique à vontade para me contatar:    pepontomello@gmail.com                                                        Abril – 2015

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Sobre Pedro Osorio Souza Mello
Olá! Sou Pedro Osorio Souza Mello, responsável técnico por um grande volume de projetos - que envolvem Processos de Negócio - pela empresa Memora – Processos Inovadores. Já passei por vários papéis no ciclo de vida de BPM, nos meus mais de 15 anos dedicados a esse segmento de trabalho. Sou o responsável pela execução e entrega dos projetos e sempre que possível, participo também da execução, o que me traz bastante alegria e conforto. Tenho uma ligação muito especial com o tema “treinamento”, o que me levou a ser também Professor – em disciplinas ligadas à Gestão de Processos”, na FIAP – Faculdade de Informática e Administração de São Paulo, nos cursos de: •Gestão de Processos de Negocio •Arquiteturas Corporativas de TI •Arquitetura de Soluções •Engenharia de Software Orientada a Serviços (SOA) •MBA em Sistemas de Gestão Empresarial – ERP – SAP (O fato de BPM estar entre as disciplinas destes cursos é uma prova eloquente do valor do tema nos dias atuais e a relevância que tem entre os assuntos de TI). Prometi a mim mesmo escrever um livro sobre Gestão de Processos de Negócio, todavia com os novos tempos, entendi melhor fazê-lo de uma forma publicável através da rede. Gosto de compartilhar aquilo que já aprendi e receber dicas e conhecimentos de outros colegas que também convivem neste universo. A ideia desse blog é exatamente para isso. Tenho uma convicção forte sobre o potencial de Gestão de Processos - BPM, como mecanismo de melhoria contínua das organizações e sempre que me for possível, quero estar ligado, fazendo, experimentando, pensando e escrevendo sobre o tema e também sobre os vários recursos ligados a ele. Apesar de me utilizar de pesquisas, publico apenas aquilo que faz parte da minha acreditação e convicção. As opiniões expressas são estritamente minhas. Sou grato pela sua visita e espero que outros futuros acessos também ocorram. Cordialmente, Pedro Osorio Souza Mello Abril 2015

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