08 Gestão da Mudança em Gestão de Processos

Gestão de Processos, pela sua própria natureza implica constantemente em mudanças.      ==> Para que essas mudanças sejam bem aceitas, implementadas e enraizadas, é preciso que se tenha o comprometimento das pessoas envolvidas com a sua execução. ==> Para que as pessoas se comprometam, elas precisam estar cientes de quais mudanças estão ocorrendo, por qual motivo, e o tamanho do seu envolvimento nisto. ==>  Para que exista essa (cons)ciência é necessário um consistente conjunto de ações de comunicação, partindo de quem está promovendo as mudanças, para as pessoas atingidas, visando o convencimento e a não ocorrência de surpresas. Esta comunicação deve atingir todos os níveis hierárquicos da organização. A esse conjunto de providências chamamos de Gestão das Mudanças.

Gestão da Mudança
Conjunto de atividades a serem desenvolvidas com o intuito de minimizar os impactos decorrentes de uma grande transformação, através do planejamento e execução de atividades que promovam a mudança, com o desenvolvimento de ações de comunicação e conscientização, envolvendo, ainda, os treinamentos necessários para melhor adaptação dos envolvidos aos novos processos. É uma forma de dar satisfação ás pessoas, envolvê-las, preparando-as para as mudanças que decorrem da melhoria dos processos.

Finalidade:

  • Promover a comunicação oficialsobre a iniciativa de Gestão de Processos – o que é Gestão de processos
  • Clarear a razão da existência da iniciativa – porquê da Gestão de Processosna sua organização (se até hoje não foi preciso!!!)
  • Publicar quemestá patrocinando a iniciativa – (se a autoridade máxima puder transmitir essa informação, melhor)
  • Mitigar descontentamentos e medos, decorrentes de entendimento errôneo sobre a iniciativa
  • Evitar conversas não oficiais, fofocas e outras informações negativas que possam comprometer o trabalho
  • Publicar como as pessoas se envolvem na iniciativa
  • Apresentar suficientes razões para envolvimento e engajamentodas pessoas com a iniciativa
  • Mitigar a chance de reações contrárias à iniciativa

Quem deve ser envolvido:
Neste trabalho de comunicação, devem estar envolvidas todas as pessoas que direta ou indiretamente afetam ou serão afetadas pela iniciativa de Gestão de Processos, em todos os níveis hierárquicos. Quanto mais pessoas estiverem conscientes da iniciativa, melhor!!!!

Recursos mais usuais:

Dependendo do estágio do trabalho, diferentes recursos podem ser utilizados, dentre eles:

  • Internet – comunicados, portais, status, notícias sobre a iniciativa, expectativas (cuidado: Internet não resolve todas as necessidades de comunicação)
  • Folhetos
  • Eventos:
    .Auditório – comunicados.   (o recurso mais indicado)
    .Treinamento – gerentes, usuários de pesquisa, tema processos (o segundo mais indicado)
    .Filmes – alusivos às mudanças, evolução, alto astral
    .Apresentações – status, agradecimentos, passo futuro
  • Carta – agradecimentos, convites
  • E-mail
  • Premiação

Erros / cuidados a serem observados:

  • Para se iniciar um programa de transformação, como BPM, é necessária uma cooperação massiva;
  • Sem motivação, os indivíduos não ajudarão e os esforços poderão ser inúteis;
  • Deve-se evitar subestimar quão difícil é tirar uma pessoa da sua zona de conforto;
  • Deve-se ter cuidado em achar que o senso de urgência já é o suficiente;
  • Deve-se apresentar a todos, os fatos desagradáveis, que podem ocorrer caso não sejam implantadas as Mudanças. A organização deve estar honestamente convencida de que as mudanças são realmente necessárias – BPM é necessário;
  • É sempre razoável admitir que existam forças opositoras às Mudanças;
  • Uma Visão do Futuro deve mostrar a direção a ser tomada pela organização, com a iniciativa BPM; (sem isso, talvez não se chegue a lugar algum)
  • Sem uma Visão sensata do que se quer, os esforços para a Mudança são facilmente dissolvidos em uma lista de ações confusas e incompatíveis;
  • Funcionários não estarão dispostos a sacrifícios, mesmo que descontentes com a atual situação, se não acreditarem que valorosos resultados serão possíveis.

Aplicação:

É preciso termos consciência de que este trabalho de cuidado com as mudanças se inicia antes do início efetivo da iniciativa ou de cada projeto, permeia toda a sua execução e vai além das implementações propriamente ditas, pois é preciso um trabalho de vigilância para que não se retorne ao ponto de origem (como era antes das mudanças).

Elementos:

Devem ser considerados em uma iniciativa de Gestão de Processos e, portanto alvo do Change Management, os seguintes elementos:

  • Estratégia Corporativa
  • Governança Corporativa e de Processos – Gestão
  • Metodologias
  • Tecnologia da Informação
  • Pessoas
  • Culturas existentes na organização.

Recomendação:
Não subestime o poder da não comunicação. A falta ou a insuficiência de comunicação, dá abertura para conversas e notícias não oficiais, e pode, facilmente, em qualquer fase do trabalho, comprometer e até inviabilizar o seu desenvolvimento.

Cordialmente,

Pedro Osorio Souza Mello   ./

Fique à vontade para me contatar:    pepontomello@gmail.com                                                        Abril – 2015

Curso Gestão de Processos

Anúncios