05 Mapeamento TO BE (com ROI)

Definição: É o trabalho de discussão, definição e documentação da situação futura do processo, comumente chamado de TO BE, o qual é representado em fluxo ou diagrama – também chamado de redesenho.

Quem: Os participantes desse trabalho são principalmente as pessoas que executam o processo no dia-a-dia, as chefias e, quando possível, pessoas que tenham experiências externas e bem-sucedidas com o mesmo processo, de forma a enriquecê-lo.

Profundidade: o nível de profundidade ou a granularidade da documentação do processo depende dos propósitos do projeto. Deve se tomar cuidado para se levantar toda a informação necessária em uma única vez – em uma única reunião.

É indispensável descrever, para cada atividade – ou cada passo – do processo, um nível de detalhamento que melhore o seu entendimento e torne possível a um eventual aprendiz, entender com o detalhe necessário, como se faz essa atividade. Observe a sequência lógica do processo – Veja se um output é input da próxima atividade. A estrutura sugerida desse texto de detalhamento é:

– Input:
– Função de sistema que suporta a atividade:
– Cargo ou Papel responsável pela execução:
– Descrição detalhada de como se faz a atividade – regra de como se executa: (norma, regra de negócio, política, protocolo, instrução)
– Output:

Nota Importante: Com esse nível de detalhamento, torna-se possível a emissão do Manual de Procedimentos, que corresponde ao conjunto de instruções de como se executa o processo. Verifique como realizar isso na sua ferramenta de modelagem.

Estrutura da documentação: É fundamental que o processo documentado – fluxo – tenha o correspondente elemento na estrutura macro de processos da organização, representada pela Cadeia de Valor.

Cuidados e preparativos para a documentação TO BE:

  • Nos casos de documentação baseada em funcionalidade de sistema ERP, certifique-se de que especialistas em cada módulo tenham participação na definição TO BE do processo.
  • Conferir estratégia e indicadores relacionados aos objetivos dos processos, verificando o alinhamento do processo à Estratégia Corporativa
  • Assegurar-se com relação à comunicação (dentro do escopo de Change Management)
    • Conscientizar alta gestão sobre o projeto, requisitos, comprometimentos etc.
    • Conscientizar operacionais sobre o projeto, requisitos, comprometimentos etc. (Seminários / Workshops de Gestão de Processos).

Técnicas: O mapeamento pode ser feito de algumas formas, dependendo do cenário e contexto da organização. As mais usuais são:

  • Entrevista: que embora seja a mais usual é desaconselhável, por considerar a visão de uma única pessoa.
  • Reunião JAD: na qual representantes dos envolvidos com o processo se reúnem em um mesmo local, para sua documentação. Esta é, de longe, a mais adequada, pela rapidez e qualidade do produto gerado. É importante observar que, nesta técnica, o processo vai sendo documentado em tempo real, na ferramenta de modelagem definida, à medida que a realidade do processo vai sendo definida pelos participantes da reunião. A validação ocorre em tempo real, entre os presentes na mesma reunião e, normalmente carece de validação posterior, com alta gestão. Para essa técnica é preciso dispor de sala e datashow.
    Não há sentido em se anotar o que está sendo discutido e em seguida transpor para a ferramenta de modelagem, e então, validar.

Algumas lembranças relativas à documentação de Processos TO BE:

  • Trabalhe blocos pequenos de processos – segundo o critério de priorização. Grandes projetos se desgastam com o tempo e demoram a dar resultados, gerando descrédito.
  • Cuidado para não mapear processos da área – oriente-se pela Cadeia de Valor.
  • Chamar para as reuniões de mapeamento as pessoas que mais conhecem os processos é chave de sucesso.
  • Crie uma visão de futuro cheia de entusiasmo – Algo que todos tenham interesse em atingir. Pense além de melhorias…. pense em TRANSFORMAÇÃO.
  • Não pense nas restrições, pense em como o processo deveria idealmente funcionar
  • Considere todos os ”gostaria que”   (sonho de consumo das pessoas de negócio, em relação ao processo)
  • Não deixe de definir Indicadores de Desempenho para o processo (KPI) – alinhe com a estratégia
  • Não deixe de definir Gestor para o processo que está sendo redesenhado.
  • Valide com a alta gestão as melhorias identificadas e propostas na reunião TO BE. Para isso, crie algo assemelhado ao quadro abaixo:

Leve em conta se os motivadores definidos pelos gestores estão sendo alcançados – calcule o ROI(retorno do investimento), para cada processo tratado. A fonte fundamental para isso são as medidas de melhorias definidas e aprovadas (validadas) pela alta gestão. Neste caso é salutar que se tenha o problema que está sendo resolvido e o seu valor ou o valor do seu malefício, bem como o custo para desenvolver e implementar a solução.

  • Crie um plano de implementação das mudanças aprovadas, de acordo com as datas possíveis para cada melhoria aprovada (validada). Implantar é a parte mais difícil.

Visão da reunião de definição do TO BE

 

Plano de implantação - Sugestão

Plano de implantação – Sugestão


Cuidados para a implementação das melhorias:
Sugestão para plano de implementação das melhorias aprovadas

  • Acompanhe cada data e compromisso e ao implementá-lo, certifique-se de que o processo executado está em conformidade com a documentação e obtenha do responsável pela execução – assinatura em algum documento, confirmando isso.
  • Procure não delegar ou transferir responsabilidade pelo acompanhamento e certificação da implementação da melhoria.
  • Caso alguma melhoria não possa ser implementada na data acordada, coloque a justificativa, sem perder a história.

Aplicação para documentação da situação TO BE do processo:

  • Treinamento interno da nova operação.
  • Padronização, nos casos de diferentes práticas para o mesmo processo na mesma organização – visão de unificação.
  • Base de para a geração do Blueprint de implementação, nos casos de redesenho baseado na funcionalidade de sistema ERP.
  • Imagem da operação, definida pelo redesenho do processo – Transformação ocorrida.
  • Estudos do processo, relativos a Custeio, Competências, Riscos e Controles, etc.
  • Fonte para automação do processo
  • Fonte para especificação de solução informatizada.


Não se esqueça de
 publicar os ganhos obtidos com as melhorias implementadas

Cordialmente,

Pedro Osorio Souza Mello   ./

Fique à vontade para me contatar:    pepontomello@gmail.com                                                           Abril – 2015

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