06 Automação de Processos – Workflow

Consiste na implementação de um sistema informatizado, do tipo Workflow, que definegerencia e “fiscaliza” o andamento da execução de processos de negócio, cuja ordem de atividades é guiada por uma representação lógica, em um fluxo, garantindo que as atividades deste processo ocorram na sequência definida e que cada pessoa executante envolvida no processo seja informada de que uma atividade espera para ser realizada, alertando-a para essa necessidade. As atividades são orientadas por um conjunto de regras definidas, e as informações são passadas automaticamente de um participante para o outro, para execução.

Os softwares de WF, normalmente oferecem suporte à modelagem do processo, com inclusão de algumas informações previas em cada atividade, do tipo: Executor responsável, Tempo de espera aceitável, Tempo de execuçãoRegras de Negócio, Funcionalidade de sistema que a suporta etc. Nos casos de atividades que são executadas com auxílio de sistema, as correspondentes telas utilizadas são automaticamente disponibilizadas aos executantes, dispensando-os da necessidade de seu acionamento manual para a execução da atividade.

Com base nestas informações, o sistema gerencia a execução do processo e preocupa-se, ou seja, monitora o sequenciamento das atividades e faz registro de tempo despendido por cada instância do processo em cada atividade. A partir desse monitoramento e com base nos parâmetros registrados, interage com executores e gestores, reportando status das execuções do processo. Pode inclusive disparar alertas a gestores e superiores hierárquicos do executante, caso algum processo crítico esteja parado, sem estar concluído.

Dada a característica do software, o mesmo é chamado também de Orquestrador de processos. Ele faz algo análogo ao maestro, que indica a ordem que cada músico deve entrar e executar a parte que lhe compete na música, indicando assim o momento da participação de cada executante no processo.

Os sistemas de gerenciamento de execução de processos – os WorkFlow (WfMS – Workflow Management Systems) – também chamados de engine ou motor de automação – se inserem no contexto geral de software, cujo objetivo é o suporte ao trabalho cooperativo, onde se enfatiza a interação entre usuários, e não apenas a interação usuário/sistema.
Instância: é um número dado pelo sistema de Workflow a cada vez que um determinado processo é executado, e com o qual, o sistema de WF acompanha/segue todos os seus passos e os registra, como informação para análise do Gestor de Processos.  Através desse número, pode-se manter vigilância sobre a execução do processo e fornecer status do seu andamento, a qualquer momento.

Visão dos principais tipos de software em uma suite BPMS, com destaque para Automação de Processos

(BPMS = Business Process Management Suite)

Portal –

É um termo bastante utilizado no ambiente de execução de processos de negócio. Ponto centralizador de acesso aos recursos e sistemas computacionais de uma organização. Neste contexto, um portal é um site que funciona como centro aglomerador e distribuidor de tráfego para uma série de outros sites ou subsites – tanto dentro quanto fora do domínio ou subdomínio da organização. Central para disponibilizar todos os tipos de informações a um público variado. Os portais podem ser, de grosso modo, divididos em duas classificações principais: o portal de informações empresariais e o portal de gerenciamento de conteúdo. Na maioria dos casos, descobre-se que é preciso combinar as duas implementações para atender ao seu amplo espectro de necessidades de negócios. 

Algumas outras importantes ferramentas de software, ou conceitos de engenharia de sistema, que habitualmente trabalham associadas à automação de processos, no contexto de Gestão de Processos:

  • Engenharia de sistema com enfoque em SOA
  • Integração entre diferentes aplicativos (EAI)
  • BI (Business Intelligence)
  • BAM (Busines Activity Monitoring)
  • Simulação de cenário futuro de processo
  • Gerenciamento de regras de negócio (BRM)
  • Gestão de conteúdo ou ECM – Enterprise Content Management (digitalização)
  • Sistemas ERP – Gestão de Negócio
  • Mapeamento, Analise e Redesenho de processos

Tipos de software de automação:

Human-Centric BPM –
Refere-se à automação com vista a aumentar a eficiência da transferência de informações entre pessoas, na execução de um processo de negócio. É também conhecido como HC BPM ou BPM-HC

Integration-Centric BPM –
Refere-se às atividades em Business Process Management (BPM) com alta integração com sistemas de informação. Enquanto HC BPM (Human-Centric BPM) concentra-se na gestão da execução de processos com alta inteiração de pessoas e intercâmbio de informações com essas pessoas, IC BPM enfatiza controlar a troca de informações entre diferentes sistemas de informação. É também conhecida como IC-IC BPM ou BPM

Requisitos da automação:

Processos modelados
Software de automação
Conhecimento para implementação de SW de automação

Quem participa da automação:

Especialistas de TI – Estrutura e Codificação
Conhecedores do negócio

Aplicação – em que circunstancia deve ser utilizado como solução:

Para processos que tenham pelo menos uma das características:

  • Alto volume de atividades – processo longo
  • Alto volume de diferentes executores – pessoas
  • Alto volume de diferentes responsáveis – áreas, ou até diferentes plantas da organização
  • Alto volume de execução (quantidade de vezes que o processo é acionado em um determinado período de tempo)
  • Utiliza-se de diferentes sistemas para a sua execução

Vantagem (algumas) da automação de processos:

  • Integração entre áreas (inclusive organizações externas)
  • Eliminação de trânsito de papel (os documentos transitam pelo processo de forma digital)
  • Substituição de atividades burocráticas (por sistemáticas)
  • Eliminação de digitação/redigitação
  • Aumento significativo da velocidade de execução – brutal redução de tempo
  • Eliminação do tempo entre as atividades
  • Maior controle sobre a execução – principalmente o aspecto tempo
  • Possibilita o uso de diferentes sistemas, de diferentes plataformas (integração), sem que o executante tenha que decorar quais telas usar (as telas são disponibilizadas automaticamente ao executante)
  • Padronização na operação – Qualidade – inclusive para efeito de SOX
  • Garantia do cumprimento de regras de execução (alçada, por exemplo)
  • Rastreabilidade do processo – esteja ele concluído ou em andamento
  • Grande histórico das execuções do processo, como informação para tomada de decisão pelos Gestores
  • Monitoramento em real-time do comportamento do processo (caso de gargalos)

Cordialmente,

Pedro Osorio Souza Mello   ./

Fique à vontade para me contatar:    pepontomello@gmail.com                                                        Abril – 2015

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